Hoe organiseer je productieve vergadering

Je hebt de opdracht gekregen om een vergadering te organiseren voor je werk. Een deel van het organiseren van een vergadering bevat de voorbereiding. Het voorbereiden van de details, ervoor zorgen dat iedereen aanwezig is en het opstellen van duidelijke agendapunten. Een goede voorbereiding is het halve werk en daarmee verloopt een vergadering een stuk efficiënter. Hieronder worden de stappen besproken voor het organiseren van een efficiënte vergadering voor uw directe team, of met klanten.

Creëer een duidelijke agenda

Een vergadering begint met het opstellen van een agenda. Een agenda moet alle basis informatie bevatten zodat de uitgenodigden weten waar ze aan toe zijn.

  • Vergader locatie of een link naar een online platform zoals Zoom of Microsoft Teams.
  • Het tijdstip van de vergadering.
  • De verwachte duur van de vergadering.
  • Het onderwerp, de details en de agendapunten van de vergadering.

Om er zeker van te zijn dat de deelnemers aanwezig kunnen zien, dient een vergadering ook van te voren ingepland te worden.

Zet het doel van de vergadering in de agenda

De vergaderagenda moet ook duidelijk het doel van de vergadering vermelden. Als het doel duidelijk en beknopt in de agenda staat, weten de medewerkers beter wat ze kunnen verwachten en hoe ze zich het beste kunnen voorbereiden. Goede communicatie tijdens vergaderingen begint met een overzicht waarin het doel duidelijk wordt vermeld, dus zorg ervoor dat iedereen die de vergadering bijwoont weet waarom de vergadering is gepland.

Geef duidelijk aan wat nodig is van de deelnemers

Overweeg om naast het doel ook te vermelden wat er van specifieke deelnemers tijdens de vergadering wordt verwacht. Als er bijvoorbeeld taken zijn waar leden van het team aan hebben gewerkt en een statusupdate van moeten geven, moet dat op de agenda worden vermeld. Door duidelijk te maken wat er besproken moet worden tijdens een vergadering en door een rolverdeling te creëren kan het communicatieniveau tijdens de vergadering verhoogd worden.

Bepaal wie aanwezig moeten zijn

Een deel van het organiseren van een vergadering is beslissen wie van het team aanwezig moet zijn. Het belangrijkste is om er zeker van te zijn dat je geen belangrijke personen weglaat van de uitnodiging. Denk vervolgens na over hoeveel mensen aanwezig moeten zijn bij de vergadering. Een kleine vergadering verloop meestal sneller. Bepaal vervolgens ook of de vergadering op kantoor, online of op een externe locatie wordt gehouden. Bij Bosque kan terecht als je opzoek bent naar een locatie om te vergaderen in Midden Nederland.

Wees de begeleider tijdens de vergadering

Georganiseerd zijn is niet altijd van toepassing op het voorbereiden van vergaderingen. Tijdens de vergadering helpt de organisator anderen om betrokken te raken, terwijl hij of zij er ook voor zorgt dat de vergadering op koers blijft. Vaak is het de persoon die de vergadering organiseert die de vergadering leidt, maar wie het ook is, het is belangrijk om dit voorafgaand aan de vergadering te beslissen.

Neem contact op Wil je meer weten over Bosque of ben je benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Wij denken graag vrijblijvend met je mee.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.