Je hebt de opdracht gekregen om een vergadering te organiseren voor je werk. Een deel van het organiseren van een vergadering zit in de voorbereiding. Het voorbereiden van de details, ervoor zorgen dat iedereen aanwezig is en het opstellen van duidelijke agendapunten. Een goede voorbereiding is het halve werk en daarmee verloopt een vergadering een stuk efficiënter. Hieronder worden de stappen besproken voor het organiseren van een efficiënte vergadering voor jouw team, of vergadering met klanten.
Creëer een duidelijke agenda
Een vergadering begint met het opstellen van een agenda. Een agenda moet alle basis informatie bevatten zodat de genodigden weten waar ze aan toe zijn en welke punten er besproken gaan worden. Daarnaast moet de agenda de volgende informatie bevatten:
- Vergader locatie of een link naar een online platform zoals Zoom of Microsoft Teams.
- Het tijdstip van de vergadering.
- De verwachte duur van de vergadering.
- Het onderwerp, de details en de agendapunten van de vergadering.
Om er zeker van te zijn dat de deelnemers aanwezig kunnen zijn, dient een vergadering van tevoren ingepland te worden.
Zet het doel van de vergadering in de agenda
Naast bovengenoemde punten moet de vergaderagenda ook duidelijk het doel van de vergadering vermelden. Als het doel duidelijk en beknopt in de agenda staat, weten de medewerkers beter wat ze kunnen verwachten en hoe ze zich het beste kunnen voorbereiden. Goede communicatie tijdens vergaderingen begint met een overzicht waarin het doel duidelijk wordt vermeld, dus zorg ervoor dat iedereen die de vergadering bijwoont weet waarom de vergadering is gepland.
Geef duidelijk aan wat nodig is van de deelnemers
Overweeg om naast het doel ook te vermelden wat er van specifieke deelnemers tijdens de vergadering wordt verwacht. Als er bijvoorbeeld taken zijn waar leden van het team aan hebben gewerkt en een statusupdate van moeten geven, moet dat op de agenda worden vermeld. Door duidelijk te maken wat er besproken moet worden tijdens een vergadering en door een rolverdeling te creëren kan het communicatieniveau tijdens de vergadering verhoogd worden.
Bepaal wie aanwezig moeten zijn
Een deel van het organiseren van een vergadering is beslissen wie van het team aanwezig moet zijn. Het belangrijkste is om er zeker van te zijn dat je geen belangrijke personen weglaat van de uitnodiging. Denk vervolgens na over hoeveel mensen aanwezig moeten zijn bij de vergadering. Een kleine vergadering verloop meestal sneller. Bepaal vervolgens ook of de vergadering op kantoor, online of op een externe locatie wordt gehouden. Bij Bosque kan terecht als je opzoek bent naar een locatie om te vergaderen in Midden Nederland.
Wees de begeleider tijdens de vergadering
Georganiseerd zijn is niet altijd van toepassing op het voorbereiden van vergaderingen. Tijdens de vergadering helpt de organisator anderen om betrokken te raken in de rol van voorzitter. Hij of zij zorgt er ook voor dat de vergadering op koers blijft. Vaak is het de persoon die de vergadering organiseert die de vergadering leidt, maar wie het ook is, het is belangrijk om dit voorafgaand aan de vergadering te beslissen.